OBNL et Loi 25 : Protéger les données personnelles : enjeux, méthodes et outils
16 mai 2025
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Depuis l’entrée en vigueur progressive de la Loi 25 au Québec, la protection des renseignements personnels est devenue un enjeu central pour toutes les organisations. Chaque entreprise et organisme à but non lucratif (OBNL) doit maintenant désigner officiellement un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Cette obligation, bien que récente, est capitale : elle engage directement la gouvernance, la conformité, la réputation et même la pérennité de l’organisation.
Dans ce contexte, une erreur fréquente – mais lourde de conséquences – est de nommer un(e) adjoint(e) comme RPRP, dans l’objectif souvent bien intentionné de soulager le directeur général (DG) de cette nouvelle responsabilité. Ce transfert, aussi pratique puisse-t-il sembler, représente un risque sérieux. Explications.
La première chose à comprendre est que, selon la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est par défaut le « plus haut dirigeant » de l’organisation — en d’autres termes, le DG ou la personne équivalente. Ce n’est pas une simple formalité : cette responsabilité est de nature légale et structurelle. Même si certaines tâches peuvent être déléguées, la reddition de comptes, la supervision globale et la responsabilité en cas de faille demeurent entre les mains du DG.
En cas d’incident — fuite de données, mauvaise gestion des consentements, plainte au Commissaire à la vie privée — ce n’est pas l’adjoint(e) qui devra répondre aux autorités. C’est le DG. Nommer un(e) subalterne à ce poste ne libère donc en rien le dirigeant de ses obligations.
Le RPRP ne se contente pas de gérer des dossiers ou de classer des documents. Il ou elle doit :
Un(e) adjoint(e), aussi organisé(e) ou efficace soit-il(elle), n’a généralement pas le niveau hiérarchique, la légitimité ou l’influence nécessaires pour assumer ces fonctions avec l’impact requis. Ce déséquilibre mine l’efficacité du rôle, crée des angles morts et met l’organisation en situation de non-conformité potentielle.
Être RPRP, ce n’est pas « juste » être rigoureux. C’est comprendre les exigences de la Loi 25, savoir interpréter les règles de consentement, comprendre les principes de minimisation des données, assurer la conformité dans le traitement des renseignements sensibles, et gérer les relations avec les autorités de régulation. Cela implique aussi des notions de cybersécurité, de gouvernance de l’information, de gestion du risque et de communication de crise.
Très peu d’adjoint(e)s possèdent cette expertise sans accompagnement ou formation ciblée. Or, sans compétences adéquates, la désignation d’un RPRP devient symbolique… et juridiquement dangereuse.
Au-delà des aspects techniques et juridiques, transférer le rôle de RPRP à un(e) adjoint(e) envoie un message clair – et problématique – à l’interne : la protection des renseignements personnels n’est pas une priorité stratégique pour la direction. Cela peut réduire l’adhésion des employés aux bonnes pratiques, banaliser les risques liés aux données et miner les efforts de sensibilisation.
Pire : en cas de crise, ce manque d’engagement de la haute direction sera scruté de près par les parties prenantes — employés, partenaires, clients et autorités.
Plutôt que de déléguer intégralement le rôle à un(e) adjoint(e), voici une approche plus efficace :
Céder le rôle de RPRP à un(e) adjoint(e) peut sembler une solution simple. En réalité, c’est une erreur qui peut coûter cher — légalement, financièrement, et en termes de réputation. Le respect de la Loi 25 et la protection des renseignements personnels exigent un engagement fort de la direction. Ce n’est pas une fonction secondaire, c’est un levier de confiance, de conformité et de leadership.
Rencontrez Charles Groleau, un expert-conseil chevronné dans le domaine de la conformité à la nouvelle Loi 25 du Québec sur la protection des données personnelles.
Avec une compréhension approfondie des nuances juridiques et une approche proactive, Charles est votre allié de confiance pour naviguer à travers les exigences réglementaires complexes et garantir que votre entreprise soit en parfaite conformité.
