La fausse impression de pouvoir s’arranger seul avec la Loi 25

L’illusion de la simplicité

Beaucoup de dirigeants d’organisations – qu’il s’agisse de PME, d’OBNL ou même d’institutions locales – pensent encore que la conformité à la Loi 25 se résume à rédiger une politique de confidentialité et à la publier sur leur site web. Certains téléchargent des modèles génériques trouvés gratuitement en ligne, d’autres copient-collent des politiques d’entreprises voisines en croyant que cela suffira. Cette approche crée une illusion dangereuse : elle laisse croire que la conformité est une formalité administrative, alors qu’en réalité, elle exige un véritable chantier de gouvernance interne.

La réalité du terrain

Sur le terrain, il est encore frappant de constater que beaucoup d’organisations n’ont pas entamé leur démarche de façon sérieuse. Très peu ont désigné officiellement un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), encore moins ont formé leurs équipes à reconnaître et réagir aux incidents de confidentialité. Plusieurs n’ont aucun registre clair de leurs pratiques de collecte et d’utilisation des données, ni de procédures pour obtenir le consentement de leurs usagers ou employés. Pourtant, la Loi 25 ne se limite pas à « avoir des papiers » : elle impose d’être capable de démontrer, preuves à l’appui, que les données sont traitées avec rigueur et que les risques sont anticipés et contrôlés.

Le risque de l’improvisation

Tenter de se débrouiller seul amène trois conséquences majeures :

1. La non-conformité partielle : avoir des politiques et documents qui semblent en règle à première vue, mais qui ne respectent pas les obligations précises de la loi (par exemple l’absence de procédures de gestion d’incident, d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou de registre des communications aux tiers).
2. L’absence de preuves concrètes : lors d’une plainte, d’un contrôle de la Commission d’accès à l’information (CAI) ou même d’une demande d’un partenaire d’affaires, l’organisation incapable de produire des registres, rapports et suivis sera jugée non conforme, même si les intentions étaient bonnes.
3. La perte de crédibilité et de confiance : les familles, les clients, les donateurs ou les usagers attendent désormais de la transparence. Ne pas pouvoir répondre clairement à la question « où vont mes données et qui les protège ? » mine la réputation d’une organisation et met en péril son financement ou ses relations commerciales.

La pression ne fait que commencer

Il est impressionnant – et inquiétant – de constater à quel point le réflexe de banaliser la Loi 25 est encore répandu. Pourtant, la pression ne fait qu’augmenter. Les citoyens connaissent mieux leurs droits et n’hésitent plus à déposer des plaintes. Les incidents de confidentialité se multiplient et font la manchette, ce qui alimente la vigilance du public. De plus, les partenaires et bailleurs de fonds exigent de plus en plus des garanties de conformité avant de conclure des ententes. Bref, la complaisance d’aujourd’hui peut se traduire par des sanctions financières, une perte de clients ou même un retrait de financement demain.

Conclusion

La Loi 25 n’est pas une option ni un simple exercice de communication. C’est une responsabilité légale, mais aussi un engagement éthique envers les personnes dont vous détenez les renseignements personnels. Croire qu’il est possible de s’arranger seul, avec des solutions improvisées ou génériques, c’est prendre un risque élevé : celui de se retrouver en défaut, d’endommager sa réputation et de perdre la confiance des citoyens et partenaires. Un accompagnement structuré, personnalisé et adapté à la réalité de chaque organisation est le seul moyen de transformer cette obligation légale en levier de confiance et de crédibilité.