Les logiciels de gestion des OBL et OBNL : Un risque de non-conformité à la Loi 25
10 mars 2025
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Les organismes à but non lucratif (OBNL) et les organismes communautaires du Québec jouent un rôle essentiel dans le soutien aux citoyens vulnérables. Cependant, avec l’entrée en vigueur de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, ces organisations font face à de nouveaux défis en matière de gestion des données.
La Loi 25, adoptée pour renforcer la protection des renseignements personnels, impose aux organismes aidants des règles strictes, notamment :
✅ La nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels (souvent le directeur ou un cadre supérieur).
✅ La mise en place d’une politique de confidentialité et d’un plan de gestion des incidents de sécurité.
✅ Le consentement clair et éclairé des bénéficiaires pour la collecte et l’utilisation de leurs données.
✅ Des mesures de cybersécurité accrues pour protéger les bases de données sensibles.
Bien que ces règles visent à améliorer la protection des citoyens, plusieurs défis se posent pour les organismes communautaires :
🛑 Manque de ressources financières et humaines
La majorité des OBNL fonctionnent avec des budgets limités. Recruter un expert en cybersécurité ou mettre en place un système conforme représente une charge financière importante.
🛑 Formation du personnel et des bénévoles
Beaucoup d’organismes dépendent de bénévoles ou d’employés n’ayant pas d’expertise en protection des données. La formation devient alors un enjeu critique pour éviter les fuites d’informations.
🛑 Sensibilisation des bénéficiaires
Les usagers des services communautaires doivent comprendre leurs droits en matière de protection des renseignements personnels, ce qui nécessite une communication claire et adaptée à chaque population desservie.
🔹 Collaborer avec des experts : Certaines organisations offrent du soutien gratuit ou à faible coût pour accompagner les OBNL dans leur conformité.
🔹 Utiliser des outils numériques sécurisés : Opter pour des plateformes conformes aux normes en vigueur pour la gestion des données.
🔹 Former et sensibiliser : Intégrer des formations continues pour le personnel et les bénévoles afin d’éviter les erreurs pouvant entraîner des sanctions.
🔹 Développer une politique claire : Mettre en place une politique de gestion des renseignements personnels simple et compréhensible.
La Loi 25 représente un défi, mais aussi une occasion pour les organismes aidants de renforcer la confiance avec leurs bénéficiaires et partenaires. En adoptant les bonnes pratiques dès maintenant, ils éviteront des sanctions et garantiront une protection adéquate des renseignements personnels.
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