Vous êtes responsables… même si le logiciel ne vous appartient pas

L’illusion de la sous-traitance technologique

De nombreuses PME, travailleurs autonomes et concessionnaires utilisent aujourd’hui une multitude d’applications tierces pour gérer leurs ventes, leur marketing, leur service client ou encore leur comptabilité. Ces solutions « prêtes à l’emploi » sont pratiques, mais elles sont trop souvent utilisées sans poser de questions essentielles : Où les données sont-elles hébergées ? Qui peut y accéder ? Le fournisseur respecte-t-il la Loi 25 ?

Ignorer ces éléments, c’est s’exposer à de graves conséquences légales. Car même si vous n’avez pas développé le logiciel, vous êtes légalement responsable des données personnelles que vous y confiez.

Une responsabilité claire, imposée par la Loi 25

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25, toute entreprise ou professionnel traitant des données personnelles au Québec est tenu responsable des informations transmises à des sous-traitants — y compris les fournisseurs de logiciels. Cela signifie que si un logiciel que vous utilisez expose des données, c’est votre entreprise qui pourrait être poursuivie. Les sanctions prévues peuvent atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 25 millions de dollars, selon le cas.

Des pratiques à risque trop courantes

Trop d’organisations :

• Recommandent des outils à leurs clients sans les avoir évalués juridiquement ;
• Stockent des données sensibles dans des logiciels hébergés à l’étranger, parfois hors du Canada ou sans clauses contractuelles conformes ;
• Omettent de vérifier les ententes de confidentialité avec leurs fournisseurs.

Ces erreurs banales peuvent entraîner des fuites massives de données, des enquêtes du Commissaire à la vie privée et des atteintes sérieuses à la réputation.

Auditer vos outils : un devoir stratégique et légal

Chaque entreprise doit :

• Tenir un inventaire de ses logiciels et vérifier leur conformité à la Loi 25 ;
• Exiger des garanties écrites des fournisseurs (contrats, annexes de traitement de données, etc.) ;
• Implanter des politiques internes sur l’évaluation et l’approbation de tout nouvel outil numérique ;
• Former les équipes à la vigilance numérique.

Ne pas le faire, c’est négliger un pan essentiel de votre gouvernance des données.

Conclusion : Vos outils vous trahissent peut-être déjà…

Ne restez pas dans l’ignorance numérique. Ce que vous ne voyez pas — ou ne contrôlez pas — peut sérieusement mettre en péril votre entreprise. Le confort numérique ne doit jamais remplacer la vigilance légale.

Réfléchissez dès maintenant aux outils que vous utilisez… et à ceux que vous recommandez à vos clients. Êtes-vous certains qu’ils sont conformes ? Si le doute persiste, c’est le moment d’agir.

👉 Je vous invite à me contacter pour effectuer un audit de vos logiciels et vous assurer de leur conformité à la Loi 25. Une conversation stratégique pourrait éviter bien des ennuis.

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